Die Immobilienbewirtschaftung – Was Sie dazu wissen müssen

Bild eines Wohnblocks zur Immobilienbewirtschaftung

Die Immobilienbewirtschaftung und der Immobilienverwalter: Viele Eigentümer, genauso aber auch Mieter, hatten mit ihnen schon ein mal einen Berührungspunkt. So manch einer ist sehr zufrieden, ein anderer klagt über schlechte Kommunikation oder Passivität.

An der Immobilienbetreuung scheiden sich die Geister. Welche Aufgaben im Kompetenzbereich der Verwalter von Liegenschaften liegen und wie Sie die richtige Wahl bei der Suche nach einem geeigneten Verwalter treffen, erfahren Sie in diesem Blogbeitrag.

Immobilienbewirtschaftung und Verwaltung: Eine Begriffserklärung 

Immobilien als kapitalintensive Sachwerte bedürfen in kaufmännischer und technischer Hinsicht kontinuierliche Betreuung. Die Betreuung von Liegenschaften wird meist unter dem Begriff “Immobilienverwaltung” angeführt. Durch die stetige Veränderung des Immobilienumfelds verlangt eine erfolgreiche administrative Betreuung von Grundbesitz ein aktives Vorgehen. Die “statische Immobilienverwaltung” entwickelt sich zunehmend zur “dynamischen Immobilienbewirtschaftung”. In Fachkreisen trifft man daher immer wieder auf neue Begriffe, wie “Immobilienmanagement” als Synonym zum englischsprachigen “Property Management”, oder der “Immobilienbewirtschaftung”. Diese Bezeichnungen sind in ihrer Aussage vergleichbar und bringen lediglich Variationen des Betrachtungsfeldes zum Ausdruck. Der Begriff “Immobilie” deutet als Oberbegriff dabei auf die Sachwertanlage hin und schliesst Landwerte oder Gebäudeteile im Stockwerkeigentum mit in die Verwaltung ein. 

Kompetenzen der Immobilienverwaltung

Eine gute Immobilienadministration handelt zukunftsorientiert und ganzheitlich, mit dem Zweck, den Immobilienbestand den wechselnden Bedürfnissen des Marktes sowie den eigenen unternehmerischen Zielsetzungen zeitgerecht anzupassen. Dabei ist das oberste Ziel, die Funktionstüchtigkeit der Bausubstanz nachhaltig zu erhalten und die finanziellen Mittel zu erwirtschaften, die für die Verzinsung des Investitionswertes sowie für die Realisierung von administrativen, planerischen und baulichen Massnahmen erforderlich sind und somit die Ziele des Immobilieneigentümers weitgehend zu erfüllen.  

Der Betreuer muss im Stande sein, alle in den Bereichen Bewirtschaftung des Immobilienbestandes anfallenden Leistungen fach- und zeitgerecht zu erbringen. Dabei gilt es, allfällige notwendige Massnahmen frühzeitig zu erkennen und die Grundlagen für eine Entscheidung dem Eigentümer vollständig und mit erworbenem Wissen und soliden Grundlagenkenntnissen kompetent zu unterbreiten. 

Die Aufgabenvielfalt einer Immobilienbewirtschaftung

Das Aufgabenfeld der Immobilienbetreuung gestaltet sich dabei sehr vielfältig. Bearbeitet werden die Anliegen der Eigentümer sowie der Mieter. Die Verwaltung fungiert somit als Bindeglied zwischen den Anspruchsgruppen, vermittelt und verhandelt zwischen den jeweiligen Seiten. Eine Anspruchsvolle Aufgabe, wenn es darum geht, für zwei Anspruchsgruppen gleichermassen Verantwortung zu tragen. Der Eigentümer kann administrative Aufgaben, wie Rechnungswesen und Hauswartung an die Verwaltung delegieren, während für die Mieter ein allezeit erreichbarer Ansprechpartner zur Verfügung steht.

Im folgenden stellen wir Ihnen fünf konkrete Aufgabenfelder im Detail vor, die Sie von einem kompetenten Immobilienbewirtschafter erwarten können. 

01  Maximale Rendite

Vermietet ein Eigentümer seine Liegenschaft, geschieht dies oft aus der Motivation heraus, dass durch die Vermietung eine Rendite erwirtschaftet werden soll. 

Der Verwalter einer Immobilienbewirtschaftung ist bemüht, die maximale Rendite aus der Vermietung für den Eigentümer herauszuholen. Das Erkennen von Schwachstellen oder dem Zustand, sowie das Einleiten notwendiger Massnahmen für Bausubstanz- und Werterhalt der Liegenschaft, tragen auch schlussendlich dazu bei, dass das Eigenheim Ertrag erwirtschaften kann. 

Tipp: Mit einer Mietergarantie können Mietausfälle durch kurzfristige Leerstände der Immobilie gedeckt werden. Bei der Properti-Bewirtschaftung setzen wir zum Beispiel die 5-Jahres-Mietergarantie. Durch diese wird Ihnen garantiert, dass Sie bei kurzfristigen Leerständen keine Mieteinnahmen einbüssen, denn Properti kümmert sich innerhalb der 5-Jahres-Garantie kostenlos um die Nachmietersuche.

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02  Zukunftsorientiertes Mietermanagement

Der Immobilienverwalter koordiniert nicht nur die Belange der Vermieter, sondern ebenfalls der Mieter. Er vertritt die Bedürfnisse und Ansprüche der Mieter gegenüber dem Eigentümer und ist der erste Ansprechpartner wenn es um Instandhaltungsarbeiten oder administrative Angelegenheiten geht. Der Verwalter gewährleistet die Nutzbarkeit der Liegenschaft gemäss den vertraglichen Abmachungen sowie die Sicherheit gegenüber den Mietern. Anfragen der Mieter gehen somit nicht direkt an den Eigentümer, sondern richten sich in erster Instanz an den Immobilienverwalter. 

Gleichzeitig werden dem Verwalter administrative Aufgaben übertragen, die die Verwaltung der Mietverträge sowie die Betreuung der Mieter. Der Eigentümer wird somit von den Aufgaben der Bewirtschaftung seiner Immobilie entlastet.

03  Exakte Durchführung von Objektbesichtigung und -übergabe 

Das Mietermanagement ist mit der Durchführung von Objektbesichtigung eng verknüpft. Da zu den Ansprüchen an einen Verwalter die Vollvermietung der Immobilie gehört, liegt es es in seiner Verantwortung, sich um die Neuvermietung zu kümmern und den idealen Nachmieter zu finden. Das bedeutet, Interessenten treten ebenfalls mit dem Verwalter in Kontakt, wenn es zu Besichtigungen kommt. Mittels einer sorgfältigen Mieterselektion ist es seine Aufgabe, einen passenden Mieter zu finden, der zum Eigentümer und in die “Hausgemeinschaft” passt. In dem Zuge ist er nicht nur für den Mietvertrag, sondern ebenfalls für dessen Einhaltung verantwortlich.

Tipp: Mit einem umfassenden Mietercheck erarbeitet die Properti-Bewirtschaftung eine kuratierte Auswahl von potenziellen Mietern, die ideal zu Ihnen und Ihrer Immobilie passen – Sie dürfen wählen!

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04  Digitale Lösungen für mehr Effizienz

Im Kontext des Mietermanagements und der Verantwortung des Verwalters, die Immobilie jederzeit voll zu vermieten, übernimmt dieser in vielen Fällen auch die Vermarktung dieser. 

Manche Immobilienvermittler fallen durch die Nutzung innovativer Technologien wie zum Beispiel 360°-Rundgängen oder hochwertigen Bilder positiv auf, während andere unverständliche Abkürzungen nutzen und weniger schöne Fotos machen. Ein guter Verwalter kann durch seine Portfolio-Immobilien allein überzeugen.

Wichtig: An dieser Stelle sollte nicht unerwähnt bleiben, dass die Bereitstellung von hochwertigen Bildern auf den sozialen Medien nicht zu unterschätzen sind. Bei der Suche nach passenden Mietern sollte durch bestmögliche Präsentation die maximale Reichweite erzielt werden.

05  Jahresabschluss & Budgetplanung

Mit der Durchführung der Buchhaltung nimmt der Immobilienverwalter dem Eigentümer einen Berg voll Arbeit ab. Erfasst werden nicht nur die erwirtschaften Einnahmen, sondern auch die zu entrichtenden Kosten für Steuern, Versicherungsprämien und Gebühren für Ver- und Entsorgungen.

Da der Immobilienverwalter Mieteinnahmen aber auch Abgaben und Zahlungen von Reparaturleistungen koordiniert und kontrolliert, sollte dieser am Ende des Jahres in der Lage sein, eine ordentliche Jahresabschlussrechnung nach Obligationenrecht anzufertigen und dem Eigentümer bei der Budgetplanung beratend zur Seite zu stehen.

Vorteile einer externen Immobilienbewirtschaftung

Der auf der Hand liegende Vorteil ist ganz klar die Entlastung des Eigentümers. Dieser spart sich Aufwand und durchaus auch Kosten. Die verschiedenen administrativen Aufgaben erfordern zwar keinen Fachabschluss, müssen aber erlernt sein und angewandt werden können. 

Kommt es zu Streitigkeiten bei Mietverhältnissen, eignen sich externe Verwalter zudem eher als neutraler Vermittler. In solchen und auch anderen Fällen ist ausserdem schnell juristisches Wissen notwendig. Der Mietvertrag beispielsweise ist nicht zu unterschätzen. Weist eine Immobilie Besonderheiten auf, reicht ein Standardmietvertrag nicht mehr aus. Auch die Regelung der Nebenkosten bedarf umfassende Kenntnisse, die durch die Vertretung durch einen Verwalter abgedeckt sind. 

Besonders im Fall einer Gemeinschaft von Stockwerkeigentümern ist die Übergabe der Aufgaben an einen Verwalter sinnvoll. Kümmert sich die Gemeinschaft selbstständig um die administrativen Aufgaben des Stockwerkeigentums, müssen Regeln aufgestellt und präzise eingehalten werden. Erfahrungsgemäss gestaltet sich dies jedoch schwierig und es können schnell Streitigkeiten auftreten. Daher ist es durchaus sinnvoll, die Aufgaben an einen externen Verwalter abzugeben, der bemüht ist, für jede Partei ein zufriedenstellendes Ergebnis zu erzielen.  

Achtung bei der Wahl eines Verwalters

Vor der Wahl eines Verwalters sollten Eigentümer verschiedene Offerten von Anbietern einholen. Kosten sowie Leistungen müssen abgeglichen werden. Die Konditionen unterscheiden sich hier zum Teil erheblich. Manche Verwalter verlangen eine Mindestlaufzeit. Ausserdem können Kosten entweder auf Basis der Mieteinnahmen berechnet oder über eine Pauschal verrechnet werden. 

Neben Qualifikation, Berufserfahrung und Referenzen des Verwalters ist aber auch der persönliche Eindruck des Verwalters relevant. Da dieser sich auch in zwischenmenschlichen Situationen bewähren muss, ist ein souveräner Umgang das A und O. 

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