Krisenmanagement — so funktioniert professionelle Immobilienbewirtschaftung

bewirtschafterin hält im krisenmanagement schützen die hand über ein haus

Krisensituationen können Immobilienbesitzer und -bewohner hart treffen. Daher ist es wichtig, frühzeitig ein Krisenmanagement zu etablieren. Dieses hilft in Krisen wie Hochwasser, Sturm oder Brand. Auch die Corona-Pandemie war eine Krisensituation, die bewältigt werden musste. Gute Immobilienbewirtschafter beweisen sich in der Krise und zeichnen sich unter anderem durch hervorragende Krisenkommunikation aus.

Im Folgenden lesen Sie mehr über das Krisenmanagement in der Bewirtschaftung von Immobilien. Sie erhalten Tipps dafür, was in Krisen zu tun ist und erfahren, wie vorausschauendes Facility Management aussieht. Zudem lesen Sie, welche Aufgaben und Verantwortungen ein Bewirtschafter hat.

Bewirtschaftung und das Krisenmanagement

Immobilienbewirtschafter oder -verwalter sind dafür verantwortlich, dass Immobilien mit mehreren Wohneinheiten im Alltag «rund laufen». Sie kümmern sich um Reparaturen, organisieren Eigentümerversammlungen, kommunizieren mit den Mietern und Eigentümern, verwalten das Budget und bezahlen Rechnungen. Zudem erstellen sie Nebenkostenabrechnungen und kümmern sich um regelmässige Wartungen.

Eines der zentralen Themen bei der Bewirtschaftung von Immobilien ist das Krisenmanagement. Schon lange, bevor eine Krise eintritt, sollte der Bewirtschafter Pläne für die schlimmste zu erwartende Situation haben und diese an die Hausbewohner kommunizieren. So weiss jeder, was im Fall der Krise zu tun ist.

4 Phasen des Krisenmanagements: Die Präventionsphase ist der Anfang eines jeden guten Krisenmanagements. Es gilt sicherzustellen, dass Präventionsmassnahmen hinsichtlich des erkannten Gefahren- oder Krisenpotenzials getroffen werden.

Hochwasser, Sturmschaden oder Brand — so geht gutes Krisenmanagement

Je nach Art und Lage der Immobilie gibt es unterschiedliche Krisen, die gefährlich werden können. Dazu gehören in Zeiten des Klimawandels zunehmend unerwartete Extremwettervorkommnisse wie Starkregen, Hochwasser oder auch Dürren. Die häufigsten Krisen für Hausbesitzer und -bewohner sind Brände, Stürme und Hochwasser. Sie alle erfordern ein rechtzeitiges Krisenmanagement mit guter Vor- und Nachbereitung.

Übrigens: Mehr dazu, was der Klimawandel für den Schweizer Immobilienmarkt bedeutet, lesen Sie hier.

Brand

Wenn es brennt, sind schnelle Handlungen gefragt. Bewohner müssen evakuiert werden, wofür ein Notfallkonzept wichtig ist. Auch Infrastruktur rund um die Feuersicherheit wie Rauchmelder, Löschdecken, Feuerlöscher und freie Fluchtwege sind wichtig – idealerweise sind diese klar gekennzeichnet und allen Bewohnern aufgrund regelmässiger Kommunikation und Übungen bekannt.

Neben der schnellen Evakuierung und Rettungsmassnahmen sind Bewirtschafter im Rahmen des Krisenmanagements auch dafür zuständig, die nach einem Brand geschockten Mieter zu informieren und zu betreuen. Insbesondere die Ungewissheit darüber, wie es mit beschädigtem Wohnraum nach der Krise weitergeht, ist für viele belastend. Gute Bewirtschafter richten eine Hotline ein oder nutzen andere Kommunikationswege, um die Situation und ihre Entwicklungen transparent darzustellen.

Sturm

Heftige Stürme kommen in der Schweiz gerade im Herbst und Frühjahr öfter einmal vor. Bewirtschafter sind dafür zuständig, geeignete Schutzmassnahmen für derartige Krisen zu treffen. Dazu gehören unter anderem die folgenden Aktivitäten:

  • Bewohner rechtzeitig vor einem kommenden Sturm warnen

  • Anweisungen zu geschlossenen Fenstern, Umgang mit Klappläden, Gartenmöbeln, Blumentöpfen und losen Gegenständen im Aussenbereich geben

  • Vorschriften zum Umgang mit Haustieren und Fahrzeugen kommunizieren

  • Regelmässig die Notstromversorgung überprüfen

  • Dachsicherheit im Blick behalten, um lose Ziegel zu vermeiden

Eine gute Vorbereitung kann die schlimmsten Konsequenzen einer Wetter-Krise vermeiden. Zudem sollte der Bewirtschafter auch kommunizieren, wie nach dem Sturm am besten vorzugehen ist. Je besser er für eventuelle Fragen erreichbar ist, desto einfacher ist es für die Hausbewohner, die schwierigen Zeiten dank Krisenmanagement zu bewältigen.

Hochwasser

Hochwasser wird meist durch Starkregen ausgelöst. Es kann zu millionenschweren Schäden an Gebäuden, Infrastruktur und der Natur führen. Insbesondere der Keller ist in dieser Krisensituation in Gefahr. Daher gilt auch hier, dass der Bewirtschafter frühzeitig kommunizieren sollte, wie sich die Hausbewohner auf die Situation eines eventuellen Hochwassers vorbereiten können.

Häuser sollten keinerlei Schwachstellen aufweisen, durch die Wasser eindringen könnte. Alte Ölheizungen müssen gut gewartet werden, um bei Wasserdruck nicht zu platzen. Zudem ist es empfehlenswert, für den Fall einer Krise keine Wertgegenstände im Keller zu lagern.

In Gegenden, in denen ein Risiko für Hochwasser besteht, sollten Bewirtschafter regelmässige Übungen organisieren. So wird klar, wer im schlimmsten Fall für welche Aufgabe zuständig ist, wie die Evakuation erfolgt und was das richtige Vorgehen ist.

Vorausschauendes Facility Management – die Basis guten Krisenmanagements

Die Corona-Krise hat gezeigt, dass vorausschauendes Facility Management essenziell ist, um die neue Situation zu bewältigen. Bewirtschafter, die frühzeitig erkannten, welch grosse Chance die Digitalisierung bietet, konnten ihre Immobilien sehr gut versorgen. Und spätestens jetzt ist es an der Zeit für den Aufbau einer digitalen Verwaltung.

Moderne Bewirtschafter sind digital erreichbar und bieten ihren Kunden die virtuelle Abwicklung wichtiger Prozesse an. Dazu gehören zum Beispiel Wohnungsbesichtigungen, aber auch Vertragsunterzeichnungen, die Einsicht von Dokumenten und die schnelle Unterstützung bei Anliegen jeglicher Art.  

Da immer mehr Menschen seit Corona im Home-Office arbeiten, ist es wichtig, dass sich die Bewirtschaftung von Immobilien auch darauf einstellt. Dazu kann zum Beispiel ein Angebot für schnelleres W-LAN gehören. Auch Schulungen rund um Erste Hilfe und das Smart Home sind sinnvoll, um Hausbewohnern gerecht zu werden, die künftig sehr viel mehr Zeit zuhause verbringen.

Investitionen in Technologie rund um das Smart Home sowie Überlegungen zur erneuerbaren Energie und Energieeffizienz im Gebäude sind weitere Merkmale einer guten Bewirtschaftung. Denn vorausschauendes Facility Management berücksichtigt potenzielle künftige Krisen wie Energie-Knappheit oder steigende Temperaturen.

Besonders wichtig für die Bewirtschaftung ist eine gute Kommunikation. Dazu gehört auch die Krisenkommunikation. Corona hat gezeigt, dass etablierte Prozesse an unterschiedlichste Gegebenheiten angepasst werden können. Bewirtschafter sollten in der Lage sein, souverän per E-Mail, Telefon, App und anderen Kommunikationswegen die Hausbewohner zu informieren. Sie sind nun ebenfalls häufiger im Home-Office, was aber kein Grund für fehlende Dokumente oder verspätete Abrechnungen sein darf – im Gegenteil, die Digitalisierung von Dokumenten ist essenziell.

Tipp: Bei Properti sind wir Experten für die moderne Bewirtschaftung von Immobilien. Kontaktieren Sie uns, um mehr über unser vorausschauendes Facility Management inklusive Krisenmanagement zu erfahren!

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Aufgaben und Verantwortung der Bewirtschaftung

Die Bewirtschafter einer Immobilie haben die zentrale Aufgabe, die Interessen der Eigentümer zu vertreten. Dazu gehört es, die Immobilie in einem sicheren Zustand zu erhalten, um den Bewohnern ein gutes, sicheres Leben zu ermöglichen. Neben Aufgaben wie der Inkassoverwaltung des Budgets und der Bezahlung von Rechnungen sind Bewirtschafter daher für das Krisenmanagement zuständig.

Dafür müssen sie regelmässig vor Ort sein, um Treppenhäuser und Korridore zu überprüfen, das korrekte Parken sicherzustellen, Brandsicherheit im Blick zu behalten, die Heizung zu warten, Fluchtwege und Sicherheitsbeleuchtung zu kennzeichnen, Löscheinrichtungen, Sprinkleranlagen und Brandmeldeanlagen zu testen und die Eigentümer sowie die Bewohner zu instruieren. Eine gute Krisenkommunikation geht über einen Aushang im Treppenhaus hinaus. Besser ist etwa eine Führung, bei der Brandmassnahmen demonstriert werden.

Während der Corona-Pandemie zum Beispiel lag es an der Bewirtschaftung, die Bewohner über aktuelle Hygieneregeln und über die nächsten Schritte zu informieren. Gute Bewirtschafter hatten nicht nur weitere Informationen in petto, sondern haben auch virtuelle Stockwerkeigentümerversammlungen veranstaltet, um trotz Pandemie weiter wichtige Entscheidungen diskutieren zu können.

Auch in anderen Krisen wie etwa der aktuellen Inflation, in Folge derer die Energiekosten steigen werden, spielt das Krisenmanagement eine zentrale Rolle. Gute Bewirtschafter bearbeiten schwierige Situationen, kommunizieren mit den Bewohnern und helfen so dabei, die kritische Situation gemeinsam zu bewältigen.

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